Los tres precios, qué permite realmente cada licencia, y las reglas que deciden cuántas necesita. Escrito a partir de auditorías de licencias y no de una página de precios.
Microsoft publica tres precios para Business Central y casi nada sobre la pregunta que de verdad decide su factura, que es cuántas de cada una necesita. Esta página es las dos mitades: los precios de lista y las reglas que gobiernan el recuento.
Lee cualquier cosa, aprueba, actualiza registros existentes, hace un presupuesto. No puede registrar. Esta es la licencia que debería tener la mayoría de la gente en un ERP.
La licencia de ERP de trabajo: finanzas, ventas, compras, inventario, proyectos y almacén. Cualquiera que registre una transacción necesita esta.
Essentials más manufactura y gestión de servicios. Essentials y Premium no se pueden mezclar en un mismo tenant, así que un solo requisito sube a todos los usuarios completos.
Precios de lista de Microsoft, comprobados por nosotros el 2 de septiembre de 2026, en dólares estadounidenses, por usuario nominal y mes. La página Precios de Microsoft es la autoridad — si no coincide con esta, gana ella, y por favor avísenos.
Esta es la tabla que la gente busca de verdad cuando busca el precio, porque el precio por usuario no significa nada hasta que sabe cuáles de sus personas pueden quedarse en la barata. Léala como un suelo: una persona necesita la columna más a la izquierda que cubra todo lo que hace, y un solo registro al mes basta para moverla a la derecha.
| Lo que la persona necesita hacer | Team Members | Essentials | Premium |
|---|---|---|---|
| Leer cualquier dato del sistema | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aprobar o rechazar una tarea en un flujo de aprobación | ✓ | ✓ | ✓ |
| Actualizar un registro existente de cliente, proveedor o artículo | ✓ | ✓ | ✓ |
| Introducir y editar un parte de horas en un proyecto | ✓ | ✓ | ✓ |
| Crear, editar o borrar un presupuesto | ✓ | ✓ | ✓ |
| Crear un cliente, proveedor o artículo nuevo | — | ✓ | ✓ |
| Convertir un presupuesto en un pedido | — | ✓ | ✓ |
| Registrar una factura, un diario o un pago | — | ✓ | ✓ |
| Finanzas, ventas, compras, inventario y proyectos | — | ✓ | ✓ |
| Gestión de almacén | — | ✓ | ✓ |
| Manufactura | — | — | ✓ |
| Gestión de servicios | — | — | ✓ |
Los derechos los aplica la plataforma, no la buena educación. Una cuenta Team Member que intenta registrar un diario es rechazada por Business Central mismo, cualesquiera que sean los permisos que le dé un administrador — y por eso ajustar las licencias es seguro: no se puede dejar a alguien con menos licencia de la debida y que aun así funcione.
Una licencia pertenece a una persona identificada. Dos empleados a tiempo parcial con un mismo acceso no es una zona gris, y en Business Central online no hay licencia por dispositivo ni por usuario concurrente — tres almaceneros en tres turnos con un mismo escáner son tres usuarios nominales.
La reasignación se permite cuando alguien se va, pero los términos de Microsoft imponen un periodo mínimo de retención de noventa días, precisamente para que una licencia no se rote entre personas.
La guía de licenciamiento de Microsoft exige una licencia separada para cada usuario, tanto si el acceso es directo como si es a través de una aplicación intermedia, un portal o un front end a medida. Juntar a quince personas detrás de una cuenta de servicio y repartirlas con su propio software es el caso para el que existe esa cláusula.
Si alguien le ofrece bajar de dieciséis licencias a una poniendo una aplicación web delante, lo que le está vendiendo es un riesgo de auditoría con interfaz de usuario.
Sus clientes y proveedores pueden usar una aplicación de cara al exterior sobre Business Central sin licencias. Eso es lo que hace viable un portal de clientes o una página de pedidos para proveedores.
Los empleados, los contratistas en obra y los agentes de su empresa no son usuarios externos, por mucho que la pantalla esté construida de otra forma o estén donde estén. La prueba es para quién trabajan, no qué dirección abren.
Quien cita una cifra por usuario y se detiene ahí está citando una fracción. En un primer año estas líneas suelen pesar más:
Merece la pena señalar la línea de complementos, porque es donde un front end suele pagarse dos veces: una con la mezcla de licencias, y otra al absorber dos o tres suscripciones por usuario dentro de un software que es suyo del todo.
No en el número — en la combinación. Todo el mundo sigue con licencia. La pregunta es cuántas de sus personas tienen una licencia de $80 para hacer un trabajo que cubre la de $8 , y la respuesta, en casi todas las auditorías que hemos hecho, es: la mayoría. Están en la licencia cara porque abrir el cliente completo era la única forma de llegar a su parte del trabajo, no porque el trabajo lo exija.
Doce personas que pasan de Essentials a Team Members son doce veces la diferencia entre esos dos precios, cada mes, mientras siga usando el sistema. Ese es todo el truco, y sobrevive a una auditoría porque nadie se ha quedado sin licencia — se les ha licenciado correctamente.
La calculadora de la página de ahorro pondrá sus propias cifras contra eso en unos treinta segundos, con los mismos precios de lista citados arriba.
Todo esto puede hacerlo usted mismo, hoy, sin nadie más en la sala. Es también lo que hacemos en la primera hora de una auditoría de licencias.
Las que salen en la primera llamada, respondidas como las respondemos entonces.
Por usuario nominal. Business Central online no tiene licencia por dispositivo ni licencia por usuario concurrente. Un terminal compartido que usan cuatro personas necesita cuatro licencias, una por persona.
No. Las licencias se asignan a personas identificadas, y los términos de Microsoft imponen un periodo mínimo de retención de noventa días antes de que una licencia pueda pasar a otra persona — una regla escrita para evitar que una suscripción cubra dos puestos por turnos. Reasignar una licencia cuando un empleado se va no es problema.
No, y tenga cuidado con quien diga lo contrario. La regla de multiplexing de Microsoft exige una licencia por cada usuario, tanto si el acceso es directo como si es a través de una aplicación intermedia, un portal o un front end a medida. Lo que un front end sí puede cambiar legítimamente es qué licencia necesita cada persona — Team Member en lugar de Essentials — porque le da una pantalla hecha para un trabajo que cabe en la licencia más barata.
Sí. Los usuarios externos genuinos pueden llegar a Business Central de forma indirecta a través de una aplicación de cara al exterior sin licencias propias. Su propio personal y sus contratistas no — no son usuarios externos, cualquiera que sea la pantalla que usen.
Leer todos los datos; aprobar o rechazar las tareas de flujo de trabajo que tenga asignadas; actualizar registros existentes como clientes, proveedores y artículos; introducir partes de horas de proyecto; y crear, editar o borrar presupuestos. No puede registrar nada, no puede convertir un presupuesto en un pedido, no puede crear registros maestros nuevos, y no tiene acceso a los módulos de manufactura, servicio ni almacén.
Solo si de verdad hace manufactura o gestión de servicios. No es un nivel “mejor” genérico, y no puede comprarlo solo para las dos personas que lo necesitan — Essentials y Premium no se pueden mezclar en un mismo tenant, así que un único requisito pone a todos los usuarios completos en el precio más alto.
No. Son solo precios de lista de suscripción. La configuración, la migración de datos, la formación y las integraciones van aparte, y en el primer año suelen ser la cifra mayor.
Un modelo de licenciamiento distinto con principios parecidos: usuarios nominales Full y Limited, y la misma regla de multiplexing. Si está en local, las cuentas de esta página no se trasladan, pero la auditoría sí — pídanosla y la haremos contra su propio acuerdo.
Envíenos su lista de usuarios y lo que hace cada persona. Recibe un antes y después de una página: la mezcla en la que creemos que podría estar, lo que costaría, y qué tendría que cambiar para llegar. No cuesta nada, y si ya está bien ajustado se lo diremos.
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