Demos

Por baixo de tudo está o motor de custo de desembarque: o custo da mercadoria acompanhado ao longo do desalfandegamento, da movimentação e da entrega, para que a margem seja conhecida na prateleira em vez de adivinhada. O estado dos contentores chega automaticamente das companhias de navegação em vez de ser perseguido por telefone, e o reporte de resultados e de tesouraria é lido ao vivo do livro de contas do Business Central em vez de montado no fecho do mês.

O lado do armazém funciona num ciclo diário. Todas as manhãs, cada gestor de armazém recebe a sua própria lista de reposição — calculada a partir do que vendeu, do que lhe resta em armazém e do que está parado nos outros armazéns — para que o stock se mova entre filiais antes de uma prateleira esvaziar, e não depois. O objetivo é simples: cada armazém capaz de fornecer cada produto, todos os dias.

Quando um produto escasseia em todo o grupo, o sistema calcula o que cada vendedor pode prometer face ao stock realmente disponível — em vez de todos venderem a partir do mesmo número a encolher — e envia essa alocação pelas aplicações de mensagens. O crédito é acompanhado por faixa de antiguidade e por cliente, com limites de tesouraria e de crédito malparado, e os cheques pré-datados são seguidos até à data de boa cobrança.

A mesma plataforma suporta as pessoas do grupo: fichas de pessoal, pedidos de férias e aprovações. Em torno disso ficam a reconciliação bancária, os custos de veículos e combustível, os consumíveis, o consumo de energia, a manutenção das instalações, e o desempenho por artigo, por armazém e por vendedor — aquilo que antes vivia em folhas de cálculo separadas.

O ecrã de clientes na mesma demo — o histórico de compras de cada cliente mês a mês, o que mais compra, e o saldo que tem face ao limite que lhe foi dado.

Também no sistema: custo de desembarque, tracking de contentores, redistribuição de stock, racionamento, antiguidade de crédito, cheques pré-datados, reconciliação bancária, gráficos de resultados (P&L), vendas por artigo, desempenho por armazém, despesas com veículos, consumíveis, consumo de energia, manutenção das instalações, recursos humanos e férias, e relatórios.

O que ele regista à medida que avança é a produção, o material consumido, a quebra com um código de motivo, o tempo de paragem com um código de motivo, e uma nota para quem assume o turno seguinte. Cada um deles torna-se um documento real do Business Central — um diário de produção, um lançamento de consumo, um diário de capacidade, uma passagem de turno registada — em vez de uma folha de papel que alguém reintroduz na manhã seguinte. Foram escritas três extensões no próprio Business Central para guardar aquilo que ele não tinha onde pôr: notas de turno, sessões de manutenção e registos de inspeção de qualidade.

O planeamento começa pelo outro extremo. O planeador constrói um plano de vários dias e vários produtos face às rotas de fabrico: quantidade alvo, data de início, quantos dias e quantas horas por dia, e se se trabalha ao domingo. A aplicação reparte isso pelos dias, identifica o centro de trabalho que é gargalo, verifica se a matéria-prima cobre a produção, e depois envia todo o plano para o Business Central como ordens de produção planeadas firmes numa única ação.

Nada chega ao livro de contas sem ser verificado. Um lote que um supervisor termina entra na fila de controlo de qualidade face aos parâmetros de amostragem definidos para aquele centro de trabalho; a qualidade aprova-o ou rejeita-o; o que passa segue para a fila administrativa, e só então é lançado. O que falha segue para destino de resíduos com o seu motivo associado.

O custo da mão de obra é calculado e imputado a partir de valores reais — quem esteve em que linha, durante quanto tempo — em vez de ser estimado no fecho do mês, e um relatório de desvios coloca o valor planeado ao lado do real, artigo por artigo.

Em torno disso ficam a manutenção (planos preventivos e corretivos, registo de tempo de paragem, máquinas retidas, peças de reserva e ativos fixos), a rastreabilidade e recolha (genealogia de lotes de ponta a ponta — para a frente, de um lote de matéria-prima até cada lote acabado em que entrou, e de volta), um calendário de centros de trabalho que sinaliza onde o planeamento e a capacidade das máquinas não coincidem, um registo de passagens de turno em todos os centros, um espelho em modo de leitura do que o Business Central contém, e dezasseis relatórios imprimíveis: resumo diário para a direção, operações, desvios de custo, rendimento de maturação, saúde das máquinas, previsão de materiais, análise de desperdício, capacidade de armazém e os restantes.

O planeador mestre, com uma produção de cinco dias repartida e equilibrada face ao alvo — a um botão de se tornar ordens planeadas firmes no Business Central.

O resumo da manhã: produção, rendimento e quebra, planeado face a real por produto, os materiais que estão a acabar, e para onde foi o tempo de paragem do dia anterior.

O lado financeiro é um centro de comando e não um relatório. A posição líquida de tesouraria, a receita bruta do ano e a queima operacional ficam no topo; por baixo, cada projeto é desenhado com o seu orçamento face à receita efetivamente cobrada, à mão de obra que absorveu e às despesas que lhe foram lançadas, para que uma obra que dá lucro e uma obra que apenas roda tenham um aspeto diferente à primeira vista. Faturas, receita, cheques pré-datados, despesa, o diário e o livro de auditoria são cada um um separador, e uma verificação de integridade permanente confronta o que está no livro de contas com o que o lado operacional diz que deveria lá estar.

O processamento salarial é montado a partir de horas aprovadas em vez de ser introduzido à mão. Cada processamento recolhe o vencimento base, as horas extraordinárias ao valor que vigorava nesse dia, prémios, ajustamentos, imposto e segurança social, e mostra o líquido de cada pessoa antes de qualquer coisa ser confirmada. Um processamento é gerado, aprovado e depois pago, e fica no registo com o seu período, o seu total e o seu estado, para que uma dúvida sobre um recibo de há quatro meses tenha resposta.

O trabalho de segurança foi feito no início em vez de adiado: autenticação em dois fatores, acesso por função com ver, editar e eliminar definidos por módulo e substituíveis por pessoa, uma política de expiração de sessão, um registo de auditoria por trás de cada lançamento financeiro, e uma reciclagem para que uma eliminação seja recuperável. Cada filial tem a sua moeda e o seu fuso horário. A plataforma imprime os seus próprios orçamentos, faturas e extratos com a marca da empresa, exporta para Excel, e inicia uma nova obra a partir de um modelo de projeto e tarefas em vez de uma página em branco.

Acontece estar a funcionar para uma empresa de engenharia, mas a plataforma em si não foi escrita para um só setor: a mesma estrutura de orçamentos, projetos, aprovações e contabilidade serve um empreiteiro, uma consultora ou uma empresa de comércio. O que muda entre elas é a configuração, não o código.

O centro financeiro — tesouraria, receita e queima no topo, e cada projeto medido face ao seu próprio orçamento por baixo.

Processamentos salariais, com a responsabilidade que ainda está em horas aprovadas mas não pagas destacada antes de se gerar um processamento.